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 PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

A avaliação de documentos não consiste numa atividade simples e corriqueira, como pode-se imaginar. Na realidade o processo de avaliação de documentos é compreendido por diversos pré-requisitos de análise e seleção, onde os quais  nos permite desempenhar diversas tarefas, tais como,  estabelecer prazos, como o de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, e  identificar os valores apreendidos nos documentos.

Visando em esclarecer essa questão, Ieda Pimenta Bernardes, em seu livro "COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO", aponta  sete passos para a implantação de processo de avaliação de documentos, que são:

1) Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável;

2) Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação;

3) Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, funções e atividade de cada uma de suas unidades;

4) Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;

5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação, encerramento do trâmite;
 

6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;

7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

 

Para informações mais apronfundadas, acesse:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_Arquivo.pdf.