AARQES - ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

 

A Associação dos Arquivistas do Estado do Espírito Santo, fundada em 15 de março de 2005, é constituída como sociedade civil de direito privado, de caráter associativo, científico, profissional, técnico e cultural, sem fins lucrativos, de duração indeterminada, com sede e foro na cidade de Vitória – ES.

 

 

 

 

Para quem gostaria conhecer as instalações da AARQES segue abaixo o endereço:

 

- Endereço: Av. Alziro Zarur 470, sobreloja 06, Jardim da Penha, Vitória - ES

 

- CEP: 20.060-350

 

- Tel: (27) 9722-1072 / 8815-8638 / 9225-6357

 

- E-mail: aarqes@aarqes.org.gov.br

 

 PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

A avaliação de documentos não consiste numa atividade simples e corriqueira, como pode-se imaginar. Na realidade o processo de avaliação de documentos é compreendido por diversos pré-requisitos de análise e seleção, onde os quais  nos permite desempenhar diversas tarefas, tais como,  estabelecer prazos, como o de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, e  identificar os valores apreendidos nos documentos.

Visando em esclarecer essa questão, Ieda Pimenta Bernardes, em seu livro "COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO", aponta  sete passos para a implantação de processo de avaliação de documentos, que são:

1) Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável;

2) Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliação;

3) Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das competências, funções e atividade de cada uma de suas unidades;

4) Levantamento da produção documental: entrevistas com funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de seção, para identificar as séries documentais geradas no exercício de suas competências e atividades;

5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação, encerramento do trâmite;
 

6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;

7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.

 

Para informações mais apronfundadas, acesse:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/texto_pdf_10_Como_Avaliar_Documentos_de_Arquivo.pdf.

 

DIGITALIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

 
O QUE É DIGITALIZAR?

É o processo de conversão de documentos físicos para imagens scaneadas, arquivos digitais.

 

PARA QUE SE DIGITALIZE DOCUMENTOS, É NECESSÁRIO FAZER UM PROCESSO DE AVALIAÇÃO, ENVOLVENDO:
- Tamanho e tipo de documento;

- Volume de documentos;

- Níveis de indexação;

- Softwares e hardwares envolvidos;

- Resolução da imagem;

- Tipo de scanner;

- Resolução do scanner;

- Velocidade de scan;

- Velocidade do processador;

- Sistema operacional;

- Homem/hora;

- Preservação.

 

É NECESSÁRIO TAMBÉM MÉTODOS PARA AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS:

- Constituir grupo de estudo;

- Avaliar a necessidade:
  Base 10 000 documentos;

  Média mensal de crescimento e consulta;

  Localização geográfica das consultas;

  Software deverá ser escolhido dependendo do tipo de documento;

- O hardware deverá ser escolhido de acordo com o volume, a média mensal de crescimento de documentos e de consulta;

- Consultar o marcador para verificar possíveis softwares;

 

VANTAGENS:
- Redução de áreas de arquivamento;

- Redução no tempo de recuperação da informação;

- Rapidez para atualização de dados;

- Possibilidade de acesso por mais de um usuário;

- Possibilidade de manter cópias de segurança.

 

DESVANTAGENS:

- Constantes mudanças de mídia com custos associados imprevisíveis;

- Obrigatoriedade da existência de equipamentos e software para recuperação de dados.

Fontes:http://www.sobre.com.pt/o-que-e-digitalizacao
http://www.powerbrasil.com.br/pdf/Digitalizacao_Unicamp.pdf

 

CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

“A Conservação e a Restauração visam salvaguardar o que consideramos bens

culturais, que são produtos de nossa cultura - do pensamento, do sentimento e da ação do homem. Esses bens formam o patrimônio histórico e artístico, ou seja, nosso Patrimônio Cultural.”

● A conservação é de ordem preventiva, visa proteger os documentos de fatores ambientais, físicos e químicos que possam descaracterizar e/ou destruir o documento de valor permanente.

● A restauração atua para tentar restituir o documento danificado o quanto for possível.

●É bom lembrar que ambos os conceitos estão interligados e que tanto a restauração quando a conservação atuam na preservação do documento de arquivo.

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFIACAM OS DOCUMENTOS

1. FÍSICOS

· Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.

· Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto sechama envelhecimento natural.

· Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água

2. QUÍMICOS

· Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.

· Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.

· Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.

4. AMBIENTAIS

Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração. Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.

5. HUMANOS

O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos.

FONTES

●http://www.conservacao-restauracao.com.br/o_que_e.htm

●http://vsites.unb.br/cedoc/conservacao.htm

METODOLOGIA DE AVALIAÇÃO

     A Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental da avaliação, pois ela registra o ciclo de vida dos documentos. Nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo central ou intermediário, e de sua destinação final, quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Nesse instrumento é importante registrar também os documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes (microfilmagem, digitalização etc.).

  Para aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição ou empresa. A Tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as mudanças que , eventualmente ocorrerem na legislação.
  É importante lembrar, ainda, que em se tratando de documentos públicos ou considerados de interesse público, a Tabela de Temporalidade deverá ser encaminhada para a aprovação da instituição arquivística pública em sua específica esfera de competência, de acordo com o que determina o art. 9º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

    

O QUE É TABELA DE TEMPORALIDADE ?

    Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (virgência, prescrição, precaução). Em função de seus valores administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação.

Saiba mais sobre avaliação no texto " COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO" de Ieda Pimenta Bernardes.

COMISSÕES DE AVALIAÇÃO

Para uma boa avaliação documental, devem existir setores responsáveis dentro de uma organização, sendo denominados como grupos ou comissões de avaliação, divididos em centrais e setoriais.

 

É recomendável, na composição de uma comissão, que façam parte um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um procurador ou assessor jurídico e um arquivista.

 

São competências da Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD):
- Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão;

- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabela de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação;

- Orientar a execução das decisões registradas na Tabela (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução);

- Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;

- Aprovar amostragens;

-Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos.

 

São competências das Comissões Setoriais de Avaliação de documentos (SCA):

- Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;

- Elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada nas necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD;

- Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade e volume;

- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;

- Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;

- Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente;

- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;

- Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.

 

Fonte: Como Avaliar Documentos de Arquivo (Ieda Pimenta Bernardes)

CICLO DE VIDA

A documentação acumulada nos arquivos é tratada desde o momento de sua produção, passando pela sua vida útil, até a sua destinação, que pode culminar com a eliminação se não atender mais às necessidades da administração ou o recolhimento ao arquivo permanente, em virtude da aquisição de valor histórico mediante avaliação.

É importante considerar que o Ciclo de Vida dos Documentos é o princípio que conduz a Gestão de Documentos e vale considerar também que os documentos não passam obrigatoriamente por todas as fases do ciclo.

- Fase corrente: corresponde à primeira idade documental, na qual os documentos têm uso freqüente e são utilizados constantemente em escritórios e repartições.

- Fase intermediária: é caracterizada por documentos que já não são de uso freqüente, mas que são mantidos por razões jurídicas e administrativas e aguardam sua destinação em fase é temporária. 

- Fase permanente: é chamada de terceira idade, sendo composta de documentos de valor histórico, informativo ou probatório e preservados definitivamente em virtude desses valores.