Avaliarq

COMISSÕES DE AVALIAÇÃO

Para uma boa avaliação documental, devem existir setores responsáveis dentro de uma organização, sendo denominados como grupos ou comissões de avaliação, divididos em centrais e setoriais.

 

É recomendável, na composição de uma comissão, que façam parte um técnico de nível superior da área específica de competência do órgão, um procurador ou assessor jurídico e um arquivista.

 

São competências da Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD):
- Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, respeitada a legislação específica de cada órgão;

- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabela de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação;

- Orientar a execução das decisões registradas na Tabela (eliminação, transferência, recolhimento, reprodução);

- Supervisionar as eliminações de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade;

- Aprovar amostragens;

-Propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos.

 

São competências das Comissões Setoriais de Avaliação de documentos (SCA):

- Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;

- Elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada nas necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD;

- Solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade e volume;

- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;

- Propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;

- Elaborar a relação dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente;

- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;

- Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.

 

Fonte: Como Avaliar Documentos de Arquivo (Ieda Pimenta Bernardes)