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DIGITALIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

O QUE É DIGITALIZAR?

É o processo de conversão de documentos físicos para imagens scaneadas, arquivos digitais.

PARA QUE SE DIGITALIZE DOCUMENTOS, É NECESSÁRIO FAZER UM PROCESSO DE AVALIAÇÃO, ENVOLVENDO:
- Tamanho e tipo de documento;

- Volume de documentos;

- Níveis de indexação;

- Softwares e hardwares envolvidos;

- Resolução da imagem;

- Tipo de scanner;

- Resolução do scanner;

- Velocidade de scan;

- Velocidade do processador;

- Sistema operacional;

- Homem/hora;

- Preservação.

É NECESSÁRIO TAMBÉM MÉTODOS PARA AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS:

- Constituir grupo de estudo;

- Avaliar a necessidade:
Base 10 000 documentos;

Média mensal de crescimento e consulta;

Localização geográfica das consultas;

Software deverá ser escolhido dependendo do tipo de documento;

- O hardware deverá ser escolhido de acordo com o volume, a média mensal de crescimento de documentos e de consulta;

- Consultar o marcador para verificar possíveis softwares;

VANTAGENS:
- Redução de áreas de arquivamento;

- Redução no tempo de recuperação da informação;

- Rapidez para atualização de dados;

- Possibilidade de acesso por mais de um usuário;

- Possibilidade de manter cópias de segurança.

DESVANTAGENS:

- Constantes mudanças de mídia com custos associados imprevisíveis;

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